流程图最常用的符号包括开始或结束、处理、判断、输入输出、文档、数据存储，以及箭头和连接符。记住形状只是第一步：矩形中应写动作，菱形中应写判断条件，分支箭头应说明结果。图形用得少但含义一致，通常比把符号库里的形状全部用上更清楚。
准备画业务流程时，可在墨刀流程图工具中选择常用图形，先放步骤再连接方向。不要根据形状好不好看挑节点，而要先判断这一项到底是动作、条件、资料还是流程结果。
7类常用流程图图形
| 图形 | 一般含义 | 节点中怎么写 | 容易混淆的用法 |
|---|---|---|---|
| 椭圆或圆角矩形 | 开始、结束或一条路径的结果 | 收到报销申请；报销完成 | 不要给普通处理步骤都套开始/结束形状 |
| 矩形 | 执行动作或处理 | 核对发票；发送审批通知 | “是否通过”是条件，不是动作 |
| 菱形 | 按条件选择后续路径 | 材料是否齐全？ | 输出分支不标结果，读者无法判断走向 |
| 平行四边形 | 数据输入或输出 | 输入报销金额；输出核对结果 | 不要将所有人工动作都称作输入 |
| 底边波浪的文档形 | 一份文档、单据或报告 | 报销单；审批结果报告 | “生成报销单”是动作，报销单本身才是文档 |
| 圆柱形 | 数据库或数据存储 | 报销记录库 | “写入记录库”通常需要另一个处理节点 |
| 箭头与连接符 | 流程方向，或跨区域延续 | 箭头标“通过/退回”；连接点配对编号 | 交叉的线条不一定相连，必须消除歧义 |
不同图表体系的符号细节会有差异。这里讲的是常见业务流程图读法；若团队采用 BPMN、UML 或专门行业规范，应沿用对应规则，不把几套符号随意混在一起。下面的图形表可以帮助识别常见外形，正文表格说明了在业务中如何命名。
矩形与菱形，怎样选才不含糊
“审核报销”是一个动作，可放在矩形中；“审核是否通过？”是决定后续路径的条件，应放在菱形中。两个节点可以前后连接：先完成审核，再根据结果走向付款或退回。不要把“审核、付款、退回”全部写进一个矩形，让读者自己猜规则。
判断框不一定只有两个出口，但每个出口都要有明确含义。例如“订单状态”可以分为待支付、已支付和已取消；这些分支应覆盖需要讨论的情况，且不能让一个状态同时落进两个互斥分支。条件复杂时，可先拆成几个简单判断，或链接到对应的业务规则表。
用一条报销路径串起符号
- 开始：收到报销申请。
- 处理：核对必填项和附件。
- 判断：材料是否齐全？“否”进入“退回补充”，补充后回到核对环节；“是”进入费用审批。
- 处理与判断：执行费用审批，再判断是否通过；未通过进入“申请驳回”结果，通过则安排付款。
- 处理：记录付款结果。成功进入“报销完成”，失败进入“处理付款异常”，不要直接画到成功结束。
这条路径最重要的不是形状数量，而是每个结果都有去向。“退回补充”与“申请驳回”含义不同：前者允许继续，后者表示当前申请结束。只有箭头把这种差别说清楚，流程图才有助于沟通。
文档与数据库可以在需要解释资料或存储位置时补充。若图只用来讨论审批顺序，未必需要展开数据库；若交给研发讨论数据写入，则应把处理动作与数据对象分开标注。不要让辅助信息盖过主流程。
流程图的符号与流程图类型不是一回事
“矩形、菱形”回答的是用什么符号；“业务流程图、跨职能流程图”回答的是主要表达什么。许多工具会把不同用途的图放在同一个模板库中，它们并不是一套互斥的分类。
- 业务流程图：说明业务活动的顺序和条件，适合报销、采购、订单等过程；需要实际绘制时，可继续阅读业务流程图的画法。
- 跨职能流程图：在步骤之外突出部门或角色责任，常通过泳道表示谁执行哪个动作。
- 数据流程图：关注数据从哪里来、如何处理、保存在哪里、流向哪里；不能只按时间顺序把业务动作连起来就称作数据流程图。
- 事件管理流程图：表达事件受理、分类、处理和关闭等业务过程，具体步骤来自组织的管理规则。
- IDEF图：属于一组建模方法的图示；使用时要明确采用哪种方法，而不是把 IDEF 当作某一个基础图形。
- 工作流程图：表现一项工作如何推进，与业务流程图在实际用法上可能重叠。
- SDL图：与说明和描述语言的建模有关，常用于表达系统行为，不是普通审批图必须采用的形式。
图画得整齐，为什么别人仍读不懂
节点只有名词。“发票”“审批”可能指资料、动作或阶段。改成“提交发票”“审批报销申请”等能表达动作的文字，并把资料本身放在适当的文档节点中。
箭头穿过多个节点。线条交叉过多时，可调整节点顺序、使用有明确编号的连接符，或把独立子流程拆出去。不能靠不同颜色的线条代替路径说明，打印或色觉差异都可能让颜色失去作用。
只有成功路径。审批退回、超时、取消和失败是不同结果。先补与当前业务有关的情况，不要为了“完整”添加项目中并不存在的异常。
为了统一而选错图。组织层级适合组织结构图，页面导航关系适合结构图，业务执行顺序才需要流程图。可先比较流程图的定义与用途，再按流程图绘制规范统一节点和连线。
开始绘制时，只选一个范围明确的过程。在墨刀工作台放好开始、处理、判断与结束节点，请实际参与者沿着箭头讲一遍；凡是必须口头补充的规则，都值得回到图中补清楚。
